Power BI u tehničkom smislu je skup alata s iznimno velikim područjem djelovanja: od prikupljanja i transformacije sirovih podataka preko dizajniranja podatkovnog modela s kalkulacijama do interaktivne vizualizacije i dijeljenja informacija. Taj skup alata može se koristiti kroz obje aplikacije: Excel i Power BI Desktop.

Glavne značajke Power BI-a:

• širok spektar alata u jednoj aplikaciji (npr. prije je trebalo koristiti tri posebne aplikacije)
• “no code/low code” filozofija što znači da je namijenjen poslovnim korisnicima pa profesionalni programeri nisu nužni
• iznimna interaktivna vizualizacija
• dostupnost na oblaku i mobitelu

​

Power BI proces dijeli se na tri faze:

I. faza služi za:

• dohvat sirovih podataka iz proizvodnih sistema (Extract)
• transformiranje tih podataka, mijenjanje broja stupaca i redaka u tablici i inicijalna obrada podataka (Transform)
• ubacivanje tako sređenih tablica u podatkovni model u sljedeću fazu (Load), odnosno, jednom riječju ETL (Extract, Transform and Load) što je i službeni termin u IT svijetu.

​
Power BI alat koji se koristi u ovoj fazi zove se Power Query (tako se zove i u Excelu i u Power BI Desktop-u). Power Query spada u kategoriju “no code” programa što znači da se može koristiti bez poznavanja programskog jezika (iako se u pozadini može vidjeti programski jezik M) i zato je izuzetno podoban poslovnim korisnicima.

Korištenjem Power Query-a, poslovni korisnik može zamijeniti korištenje SQL-a i Visual Basica (VBA) koji su namijenjeni programerima.

II. faza služi za:

• dizajniranje podatkovnog modela (data model) – spajanje tablica u relacijski model
• izradu kalkulacija (kalkulacijskih stupaca i mjera)

​​

Power BI alat koji se koristi u ovoj fazi zove se Power Pivot (u excelu, dok u Power BI Desktop-u nema specijalno ime). Power Pivot spada u kategoriju “low code” programa što znači da je prilagođen poslovnom korisniku na sličan način kako mu je prilagođen i obični excel – za korištenje nisu potrebna znanja profesionalnog programera. Power Pivot je vrlo sličan excelu i po tome što je preuzeo skoro sve excel funkcije i nadodao još neke svoje (sve te funkcije se sad jednim imenom zovu DAX). Power Pivot je “mozak” izvještaja.

III. faza služi za izradu interaktivne vizualizacije.

​Power BI alati koji se koriste u ovoj fazi zovu se Power View i Power Map (u excelu, dok u Power BI Desktop-u nemaju specijalno ime). Vizualizacija spada u kategoriju „no code” programa što znači da je prilagođena poslovnom korisniku pa se sve radi klikom na ikone i upisivanjem parametara.

Excelovi alati Power View i Power Map koriste se sve manje i manje tako da se sva vizualizacija najčešće radi u Power BI Desktop-u u kojem se izvještaji i publiciraju i dijele s drugim korisnicima.